Рекомендации при переезде офиса

Чтобы переезд офиса завершился благополучно и не стал причиной непредвиденных затрат, следует составить подробный план мероприятий по подготовке офисного оборудования и документов. Как правило, планирование становится обязанностью руководителя фирмы или его ближайшего помощника.
 

Подготовка к переезду заключается в распределении обязанностей между сотрудниками, разборке мебели, подготовке оргтехники и упаковке бумаг. В плане следует указать лицо, отвечающее за готовность имущества к переезду и достижение договоренности с транспортной компанией. Если в виду занятости штата не имеется возможность привлечения сотрудников фирмы к подготовке инвентаря, то можно договориться с перевозчиком о предоставлении услуг профессиональных грузчиков.

Советы при переезде офиса

Многие организации имеют большие архивы ценной документации, которые проблематично восстановить в случает утери. Поэтому важно обезопасить бумаги от возможной порчи и использовать для ее транспортировки специальную защитную тару. Некоторые мувинговые компании для сохранности особо ценных вещей и документов предоставляют дополнительную опцию — ответственное хранение: предоставление клиенту для временного размещения предметов помещения. Стоит такая услуга недорого и избавляет от необходимости аренды крупного складского помещения.

Для упаковки офисной техники стоит воспользоваться гофрокоробами или воздушно-пузырчатой пленкой. Не следует перегружать коробки, в противном случае они могут не выдержать и разойтись по швам. Выступающие детали аппаратуры следует обернуть пленкой и жестко зафиксировать.

Упаковка офисного оборудования, мебели и инвентаря силами сотрудников фирмы может помочь сделать процедуру переезда более экономичной. Существует несколько советов, благодаря которым персонал компании эффективно и быстро упакует офисные предметы. Вот некоторые из них:
 

  • — сначала уложить предметы, которые меньше всего нужны;
  • — необходимо проследить, чтобы вещи из разных кабинетов не смешивались в одной упаковке;
  • — каждую коробку можно оснастить перечнем, находящихся в ней вещей;
  • — верхушки коробок следует закреплять с помощью упаковочной ленты;
  • — вещи, которые потребуются сразу после переезда, следует погрузить в автомобиль в последнюю очередь;
  • — чтобы не повредить хрупкие вещи, их необходимо уложить таким образом, чтобы бьющиеся предметы были окружены мягкими поверхностями;
  • — применять упаковочную бумагу для обертывания вещей.

Для того, чтобы быть уверенным в сохранности имущества при переезде и избавить себя от многих хлопот, руководители многих компаний нанимают для подготовки и транспортировки офисных вещей мувинговые компании.

Услуга достаточно удобная, а фирмы-перевозчики гарантируют целостность оборудования и документации фирмы-клиента.

Небольшую компанию можно перевезти в течение рабочего дня, а процедура переезда крупной организации может затянуться на несколько месяцев. Все зависит от размера компании, расстояния между старым и новым местом пребывания, характера груза, а также от наличия или отсутствия пробок. Поэтому при планировании переезда всегда следует предусмотреть небольшой запас времени.